1. A köztársaság korában ennek a funkciónak nem volt kialakult, határozott jellege. Amikor a consul-ok nem tartózkodtak Rómában, pl. azért mert a feriae Latinae lebonyolításában vettek részt a mons Albanus-on, ilyenkor bíztak meg helyettesítésükre praefectus urbi-t. Egyébként csak arról beszélhetünk, hogy Caesar idejében, majd a II. triumuiratus alatt létrejött valamiféle ilyen jellegű megbízás, feladat.
Kr. e. 47-ben, amikor Caesar távol volt Rómától, és Antoniusnak is el kellett hagynia az Urbs-ot, hogy felszámolja a campaniai legio-k lázadását, egy praefectus urbi-t bíztak meg, hogy legyen egy imperium-mal felruházott tisztségviselő Rómában. Ez személy szerint Iulius Caesar volt. Caesar auctoritas-ának megerősítésére később is megbíznak praefectus urbi-kat (vö. Cass. Dio, 43, 28, 2).

2. A praefectus urbi a principatus korában: A polgárháborút követően restaurációs programját hangsúlyozandó Augustus több, ősrégi köztársasági intézményt támasztott fel, ezek közé tartozott a - tisztsége is. Először (Kr. e. 26-ban, Kr. e. 17-ben) távolléte esetére saját maga Róma városi és itáliai helyettesítésére nevezett ki praefectus urbi-t, később már Rómában való tartózkodása idején is, ugyancsak saját helyetteseként, Róma városának igazgatására és a rendfenntartás céljából létrehozott városi csapatok, a cohortes urbanae parancsnoki tisztébe. A tehát egy újonnan létrehozott feladatkörrel önálló funkcióvá vált, és - legkésőbb Tiberius uralkodásától kezdve - állandósult.
A praefectus urbi a császár által, a consularis rangúak közül, tetszőleges időre kinevezett tisztségviselő volt. Alapvető feladata a rend és a nyugalom biztosítása volt a város határán belül. Ebből igen széles hatáskör következett, amely később, a Kr. u. 2. század folyamán - részben a többi magas rangú tisztségviselő rovására is - jelentősen kibővült, aminek következtében a praefectus urbi a Severus-korban a birodalom legfontosabb tisztségviselői közé emelkedett.

A császár helyetteseként, imperium és városigazgatási rendőrfőnöki hatáskörének minden területén átfogó bírságolási és bíráskodási jogkör illette meg. A - sokrétű teendőit alapvetően a Digesta erről szóló fejezetéből (De officio praefecti urbi, 1, 12, 1-2), egyes részfeladatait pedig ugyanezen jogforrás más helyeiről vagy egyéb jogi dokumentumokból, ill. az auctorok elszórt megjegyzéseiből ismerjük.
Feladatai a mindennapi együttélés során keletkezett súrlódások elhárításánál és a konfliktusok feloldásánál kezdődtek, tehát alapvetően olyan ügyekkel, amelyek nem tartoztak a polgári vagy a büntetőjog által üldözött cselekmények közé. Oda kellett hatnia, hogy az emberek az együttélés elemi szabályait és az alapvető erkölcsi normákat betartsák: hogy a fiúk az anyjukat és apjukat, a libertusok a patronusukat tiszteljék, és ne legyenek hálátlanok, a rabszolgatartók ne éljenek vissza rabszolgáik feletti hatalmukkal stb.
Teendőinek jelentős része azonban kifejezetten rendőri jellegű volt. Gondoskodnia kellett a közterületek biztonságáról: a város megfelelő pontjain rendőri posztok elhelyezéséről, a nagy tömeget vonzó események: népgyűlések, cirkuszi játékok megfelelő létszámú erővel való biztosításáról. Felügyeltetnie kellett a picokat; a vágóállat- és húskereskedelem ellenőrzése különösen kiemelt feladata volt.
Ellenőriztetnie kellett bizonyos, csalásra könnyen lehetőséget adó foglalkozásokat, így a kereskedőket, az ügyvédeket, a pénzváltókat. Felügyeltetnie kellett az olyan hivatást űző személyeket vagy kétes egzisztenciákat is, akik könnyen a bűnözéshez csapódhattak, így a szajhákat és egyéb rosszhírű foglalkozásokat űzőket, a tiltott vallási tanok terjesztőit, különösen a keresztényeket; mindezeket a praefectus urbi hivatalában, officium-ában a 3. sz.-ban már listán is nyilvántartották.
Felügyeltetnie kellett az olyan személyeket és csoportokat is, akik vagy amelyek könnyen lázadhattak vagy titkos szervezkedések kiindulópontjai lehettek: a collegium-okat, a rabszolgákat nemcsak a szökevények felkutatása és visszaszolgáltatása, hanem a rabszolgákat védő törvények betartatása is feladata volt.
Rendfenntartó, felügyelő hatásköréhez - mint ahogy manapság is szabálysértési esetekben - bírságok kiszabásának joga is hozzátartozott. Fontos feladata volt a bűnüldözés: ennek keretében gondoskodnia kellett az esetek felderítéséről, a gyanúsítottak letartóztatásáról, őrizet alatt tartásáról, kihallgatásáról, a tanúk meghallgatásáról. Mindezek nagyjából manapság is rendfeladatok. Egy lényeges dolog azonban szükség esetén joga volt bírákat kiküldeni. alapvetően megkülönböztette modern korunk rendőrfőnökétől: az, hogy nemcsak a bűnüldözés és tényfeltárás, hanem - a város határán belül, Marcus Aureliustól kezdve pedig már annak százmérföldes (ca. 150 km) körzetében is - a büntetőbíráskodás is az ő hatáskörébe tartozott, az, amit ma független bírói szervezet végez.
A város területén elkövetett súlyos bűncselekmények esetében kezdetben még csak konkurrált a praetor-ok alatt működő esküdtbíróságokkal, Marcus Aurelius alatt a főbenjáró esetekben már ő ítélt, Septimius Severus alatt pedig az összes súlyosabb büntetőügyet áthelyezték az esküdtbíróságoktól az ő hatáskörébe. Még ezt megelőzően, már a Kr. u. 2. századtól megszűnt a lovagrendű prefectus-ok saját illetékességükön belüli bíráskodása, és a korábban náluk tárgyalt ügyek is átkerültek a praefectus urbi-hoz.
Mindezek mellett bizonyos polgári ügyekben is jogosultságot szerzett. Bírói hatalma növekedésének eredményeként fellebbviteli bírósággá is vált: Róma városi ügyekben a praetor-okkal konkurrált, az alacsonyabb rangú (nem praefectus-i) itáliai és provinciabéli bíróságok és bírák ítélete elleni fellebbezések esetében pedig - a Severus kortól - magát a császárt tehermentesítette. A praefectus urbi teendői ellátása során a parancsnoksága alatt álló cohortes urbanae-ra támaszkodott. Officiuma - melynek személyzetét az előbbiek adták - Tellus temploma mellett volt. Ítéletei meghozatala során jogban jártas tanácsadók véleményényét is rendszeresen ki kellett kérnie.
A Severus-kortól ilyen célokra egy 14 consularis-ból álló tanácsot rendeltek mellé. Mivel ítélkezési feladatai fokozatosan túlnőttek Róma városán, ám annak területét, ill. százmérföldes körzetét eredeti funkciójának megfelelően továbbra sem hagyhatta el.


A praefectus urbi a dominatus időszakában:

A Gallienus uralkodásától kezdődő nagyszabású katonai és közigazgatási reformok során a senatori rendű tisztsége átalakult civil funkcióvá, és a Róma mintájára létrehozott Constantinopolis alapítását követően a tisztség megduplázódott, a jelentőségét azonban változatlanul megőrizte: a birodalmi tisztségviselők hierarchiájában rangban közvetlenül a praefectus praetorio-k után következett (Not. dign. 10. és 113.)
Róma városának közigazgatási különállása (változatlanul a 100 mérföldes határig) Itália provincializálása és önálló paraefecturává történő átalakítása után is megmaradt. Ezen a területen belül a - volt rangban és hatalomban egyaránt a legfőbb tisztségviselő: rangját tekintve vir illustris volt, és a városi igazgatás összes tisztségviselője: a praefectus annonae, a praefectus vigilum, a comes formarum, a comes riparum et alvei Tiberis et cloacarum, a comes portus a curator operum maximorum, a curator operum publicorum stb. az általa irányított összes ágazattal neki volt alárendelve. Emellett ő volt a senatus feje (caput senatus), ő ülnökölt ennek a nagy múltú, ám ekkorra már csak városi méretűre zsugorodott hatáskörrel rendelkező testületnek az ülésein.
Korábbi rendőrfőnöki teendőinek egy részét, a közvetlen rendfenntartást talán a tribunus fori suarii vette át, aki egy Kr. u. 317-re datált feliraton a három városi cohors parancsnokaként jelenik meg (CIL VI 1156), s funkciójuk analóg volta alapján esetleg még a tribunus fort boarit és a tribunus voluptatum, ő maga már csak - a többi igazgatási ágazathoz hasonlóan - az ellenőrzést gyakorolta a rendőrség felett.
Felügyelte a senatori rendet, a collegium-okat és egyéb korporációkat: gondoskodnia kellett ezek privilégiumainak maradéktalan érvényesüléséről, továbbá - az adózás miatt - a senatorok vagyonának a magister census segítségével történő rendszeres felméretéséről. Immáron a teljes igazságszolgáltatás: a polgári és a büntetőbíráskodás egyaránt az ő joghatósága alá került, s egyetlen, az igazgatási körzetén belül meghozott ítélet sem volt érvényes az ő jóváhagyása és aláírása nél-kid (Cod. Theod. 1, 6. 11, a 423, pr.).

Polgári peres ügyekben a felügyelete alá tartozó senatori rend és collegium-ok tagjai számára különbíróságként működött, senator-i rendű gyanúsítottak vagy vádlottak esetében pedig a Róma határán kívül, a provinciákban elkövetett bűntettek is az ő különbírói eljárása alá tartoztak mindaddig, amíg Theodosius császár Kr. u. 344-ben, Valentinianus korábbi eljárásához hasonlóan véglegesen császári kézbe nem vonta ezeket az ügyeket.
Megmaradt a korábban kialakult jogorvoslati funkciója is az alacsonyabb rangú bírák ítéleteivel szemben. Tisztsége időtartamáról nincsenek pontos adataink; a fennmaradt források azt sejtetik, hogy a praefectus urbi-k rövid időközönként váltották egymást. Diocletianus császár uralkodásától kezdve a - munkáját egy császár által kinevezett helyettes, a oicarius urbis segítette. Irodájában nagyszámú offícialis teljesített szolgálatot.

A provinciarendszeren ugyancsak kívül illó új, keleti fővárost, Constantinopolis-t kezdetben irányító proconsul (gör. neve archón) helyébe római mintára II. Constantius Kr. u. 359-ben nevezett ki egy praefectus urbis Constantinopolitanae-t. Az új tisztségviselő helyzete és rangja a birodalom igazgatási struktúráján belül a Notitia dignitatum szerint nyugati kollégájáéval azonos volt, a városon belül alárendelt apparátust azonban kevésbé ismerjük.


Hatásköre közvetlenül csak a város termetére korlátozódott, ettől, és még néhány, a senator-i rendűekkel kapcsolatos bíráskodását érintő eltéréstől eltekintve azonban alapvetően megegyezhetett Róma városparancsnokáéval.