Az államkincstárral kapcsolatos ügyleteket már a korai időktől kezdve – THILO szerint már a Kr. e. V. századtól - írásban is rögzítették (tabulae publicaé). Bár állami nyilvántartásokra részletes, a köztársaság korából származó források nem maradtak fenn, de ezek a nyilvántartások hasonlóak voltak részben a magánjogban, részben a központi berendezkedés mintája alapján megszervezett municipiumoknál használtakhoz, így az állami nyilvántartások rekonstruálhatók.
Egyes évekre ezt KNAPOWSKI végezte el és arra a következtetésre jutott, hogy az eredetileg igen egyszerű - egy bevételi és egy kiadási oldallal működő - nyilvántartást már a Kr. e. III. század kezdetétől egy összetett, több külön elszámolást is magában foglaló nyilvántartás váltotta fel. Ő a változást a samnisok felett ekkor aratott nagy győzelemmel és az ennek következtében bekerülő hatalmas zsákmánnyal, illetve a hadvezér ezzel történő elszámolási kötelezettségének megjelenésével magyarázza.
A nyilvántartások közül a legfontosabbak a Liviusnál is többször említett tabulae publicae, melyek a napi pénzmozgásokat tartalmazták, mégpedig időrendi sorrendben. Ezzel kapcsolatos a már az írnokokkal kapcsolatban idézett livius-i forráshely, amikor a második pun háború idején tett önkéntes felajánlás során írásban és név szerint történt az átadott összegek bevételezése. A nyilvántartásba e szerint tehát azonnal bevezették a bevételezett összegeket.

Ennek ellentmond Tacitus, aki szerint a principátus idején előfordult, hogy még négy hónap elteltével sem kerültek be egyes bevételek a nyilvántartásokba, ezt azonban csak későbbi és csak a szabályt erősítő kivételnek tekinthetjük, a köztársaság idején ilyen késedelem nehezen képzelhető el. Ezekből a nyilvántartásokból aztán az adatokat időnként átvezették a codex accepti et expensíbe, ahol már személyenként vezették az állammal szemben fennálló tartozásokat, illetve követeléséket, melyekből az egyenleg is megállapítható volt.
Ezeket egészítette ki még a calendarium, melyben a határidős ügyletek lejártának idejét - amiről az elnevezését is kapta, mivel a kamat a hónap elsején volt esedékes - és az esedékes kamatot, továbbá az arra adott biztosítékokat rögzítették. BEIGEL szerint ma már nem állapítható meg, hogy a magán- vagy közjogi calendarium volt-e előbb. A calendariumró rendelkezésre álló ismeretekről KÜBLER munkája ad összefoglalót, de a fent vázolt forráshiány miatt ő is csak a magánjogba tartozó, illetve a municipiumokra vonatkozó forrásokat elemzi.

A források hiányossága ellenére is megállapítható, hogy már a második pun háború idején egy fejlettnek tekinthető és írásbeli nyilvántartási rendszer működött Rómában. Mivel az állami feladatok többségét (adóbehajtás, állami építkezések, karbantartások stb.) magán vállalkozókkal kötött szerződések keretében oldották meg, ezért az állami szerveknek a részletekkel nem kellett törődniük: a bevételek területén elég volt a befizetést, a kiadások területén pedig a vállalt feladat teljesítését ellenőrizni és ez alapján a kifizetéseket teljesíteni.
Az állami pénzügyeket a senatus tartotta kézben, az egyes magistratusók pedig egymást ellenőrizték, ezért ellenőrizhetetlen pénzmozgások a köztársaság válsága előtt tömegesen nem fordulhattak elő. Ezt természetesen nem cáfolják a forrásokban megőrzött, az időnként nyilvánosságra kerülő visszaélésekről szóló beszámolók. Ezek nyilván előfordulhattak, de ezek mindig egyedi esetek voltak és általában nem maradtak el a jogkövetkezmények sem.
Később a visszaélések elszaporodására miatt Augustus már törvényben (lex Julia de peculatuim) szabályoztatta a kérdést és peculatusnak minősítette azt, ha valaki a rá bízott közpénz maradványával nem tudott elszámolni, vagy ha valaki a nyilvántartásba kevesebb összeget vezetett be, mint ami a szerződésben szerepelt.

Az állami szerződések területén az ellenőrizhetőséget a nyilvánosság biztosította, ezt később a municipiumók számára már az alapító jogszabály kifejezetten elő is írta. Ezt a szabályozást SPITZL azzal magyarázza, hogy a principátus kezdetén a nyilvánosság háttérbe szorult, korábban a köztársaság idején viszont a nyilvánosság az állami szerződések tekintetében biztosítva volt.



Bajánházy István