Normál kiadások alatt azokat a kiadásokat értjük, amelyek az állam működésével kapcsolatban szabályos időközönként, általában minden évben felmerültek. Ide tartoztak elsősorban a hadjáratok finanszírozásának ill. az állami szervek működési költségei. Mivel Róma a köztársaság idején szinte minden évben háborúzott, ezért a hadsereg fenntartása rendkívül fontos volt.
Rómában ugyanakkor egészen Marius hadseregreformjáig (Kr.e. 107) nem volt állandó, zsoldért harcoló, hivatásos hadsereg. A hadsereget egy-egy hadjáratra a meghatározott vagyonnal rendelkező fegyverforgató férfi polgárok közül sorozással állították fel. A polgárok közjogi kötelezettségükként látták el a katonai szolgálatot.

Fő szabály szerint minden férfi polgár 17. és 46. életéve (iuniores) között volt hadköteles, a 46. életév felett (seniores) pedig csak kivételesen, védelmi háborúhoz voltak sorozhatók és ez alatt 10 évig kellett szolgálniuk, ami azonban nem jelentett egy egyfolytában letöltendő szolgálatot, hanem egy-egy hadjáratra a konzul vagy a diktátor sorozta be a cenzori listák alapján a megfelelő számú személyt. Ennek során valószínűleg figyelembe vették, hogy ki vett részt az előző hadjárat(ok)ban, így elsősorban azok közül választottak, akik az előző években kimaradtak és ezzel biztosították, hogy a hadkötelezettség is arányosan terhelje a teljes lakosságot.

A kezdeti időkben a hadjáratok csak tavasztól (marcius idusa) hat hónapon át tartottak és a katonák maguk gondoskodtak a szükséges fegyverzetről (ezt vagyonhoz igazítottan a Servius Tullius nevéhez fűződő szabályozás rögzítette és emiatt a legszegényebbeket /proletarii/ fel is mentette a katonai szolgálat alól) és feltehetőleg az élelemről is, legalábbis a hadjárat első napjaira. Ez után az élelmezést a hadvezér biztosította vagy állami készletből vagy a hadjárat során zsákmányolt élelemből. Ezért a köztársaság kezdeti idején az ezzel kapcsolatos állami kiadások csekélyek voltak.
Ez a helyzet azonban alapvetően megváltozott a Veii elleni háborúban, amikor elkezdődött az egész évre kiterjedő hadviselés, és ennek ellentételezésére bevezetésre került a zsoldfizetés Kr.e. 406-ban. A zsoldhoz és az ellátáshoz szükségesnek ítélt pénzt a hadjárat elején a hadvezér (konzul, diktátor) vette ki az államkincstárból, amit ő saját jogán a szenátus engedélye nélkül is megtehetett és az átkerült a hadipénztárba, amit a hadjárat során a hadvezér pénzügyi segítője, a hadi-quaestor kezelt.
Ide került a sikeres hadjárat után a hadizsákmány is, annak további sorsáról szintén a hadvezér döntött, azt részben vagy egészben szétosztotta a hadjáratban részt vevő katonák között, ill. azt részben vagy egészben ill. vagy természetes állapotában (nemesfém, később pénz, ékszer, fegyver) vagy annak eladása után az annak helyébe lépő pénz formájában, az államkincstárban helyezte el.

A szétosztás és a kincstárnak történő átadás természetesen nem zárták ki egymást, az a gyakorlatban sokszor vegyesen is előfordult. Ez teljesen a hadvezér szabad döntése volt, de ennek meghozatalakor mindig figyelembe kellett vennie, hogy az állam folyamatos működésének biztosításához az államkincstárt feltöltött állapotban hagyja utódja számára. Ezért ismerünk olyan eseteket, amikor a hadvezér szerint katonái bátorságuk miatt ugyan megérdemeltek volna juttatást a hadizsákmányból, de az államkincstár állapota azt nem tette lehetővé.
Láthatjuk tehát, hogy a hódító hadjáratok lényegében önfenntartóak voltak az előző bevételéből finanszírozták a következő induló költségeit. Természetesen a cél az volt, hogy a kincstárba minél több érték kerüljön, ez tette lehetővé ugyanis a többi rendszeres ill. rendkívüli kiadás finanszírozását is. Ezzel (is) magyarázható a köztársaság idejének folytonos hódításra irányuló külpolitikája.

A másik rendszeres kiadási tétel, az államszervezet fenntartása volt, azaz az állami szervek folyamatos működéséhez szükséges anyagi alapok biztosítása. Kezdetben itt sem találunk túl sok kifizetni valót, mivel a köztársaság nagyon csekély hivatali apparátust tartott fenn, a magisztrátusok pedig ingyenesen, közjogi kötelezettségük alapján látták el feladatukat.

A köztársaságot kezdetben mindössze két konzul irányította, majd Kr.e. 443-ban bevezetésre került a két cenzor, Kr.e. 367-ben egy (praetor urbanus), majd Kr.e. 242-ben a második praetor (praetor peregrinus). Ezen túl működött kezdetben még két quaestor is és előbb egy (aedilis plebis) majd szintén két aedilis (aedilis plebis és aedilis curulis).
Láthatjuk, hogy ez nem volt egy magas létszám és bár a köztársaság kifejődésével ez fokozatosan bővült, ami jól látszik például a praetorok számának fokozatos bővülésével kettőről hatra, de ez a szám még a virágkorban sem lépte át összességben a kb. 50 főt és mivel az ingyenesség elve továbbra sem változott, ezért ezek kiadást sem jelentettek.

Kialakult és idővel egyre bővült viszont egy un. hivatali stáb, ami egy-egy adott magisztrátus munkáját segítette. Ezek egy része állami rabszolgákból (servi publici) állt, másik része viszont szabad státuszú személy volt, de mindkét csoportba tartozók munkájukért ellenértéket, „fizetést” kaptak. Bár jogviszonyuk kezdetben csak egy-egy magisztrátus hivatali idejére korlátozódott, később szakmai ismereteik miatt állandósultak és már nem követték a hivatalnokok évenkénti változását, tehát egy határozatlan idejű, adott esetben életük végéig tartó munkalehetőséget biztosított számukra.
A segédszemélyzet közül a legősibb csoportot a magisztrátusok és egyéb az államot megjelenítő személyek közvetlen kíséretét (személyes védelmét) biztosító a lictorok képezték. A magisztrátust megillető lictorok száma, egyben az ő hivatali rangját is kifejezte, tehát a lictorok számának mindig az előírt szinten kellett lennie, az sohasem lehetett az előírtnál kevesebb. Ezért a katonai gyakorlat mintájára, ahol a létszám teljes kitöltése miatt mindig soroztak fegyverrel el nem látott helyetteseket is (un. accensi velati), itt is kialakult az accensi kategóriája. Ők ténylegesen nem láttak el feladatot, de rendelkezésre álltak, ezért szintén valamilyen díjazásban részesültek.

A segédszemélyzet az állami ügyek differenciálódásával egyre több állami feladatnál jelent meg és az érett köztársaság idejére ezek már egyfajta rendszert is képeztek, sőt közöttük bizonyos hierarchia is kialakult. Ezeken belül az írásbeliség fontossága miatt az írnokok (scribae) alkották a legfontosabb és legnépesebb csoportot. Ők nem egyszerűen csak írástudó emberek voltak, tehát feladatuk nem csak a hivatalos ügyben keletkezett iratok írásba foglalása volt, hanem titkári feladatot láttak el és ezzel az évente változó magisztrátusok mellett folyamatosságot is vittek a munkába.
A segédszemélyzet közé tartozott még a kikiáltó (praeco), ill. a törvényszolga (viator), esetenként pedig sor került tolmács (interpreter) alkalmazására is. A cenzorok munkáját segítették az un. iuratores, akik ténylegesen végezték a vagyonbecslést.

Az ezen csoportokba tartozók tevékenységüket tehát valamilyen díjazás ellenében végezték, de a szerződés jogi jellegéről semmi közelebbit nem tudunk meg forrásainkból. Két megoldás képzelhető el: vagy az államtól közvetlenül kapták meg fizetésüket, ez esetben szerződésük a közjog területére tartozott, vagy minden magisztrátus kapott hivatalba lépesekor egy un. keretösszeget és ebből magánjogi szerződésekkel oldotta meg ezek alkalmazását.
Az első megoldást támasztja alá az, hogy ezek neveit az aerariumban listákon tartották nyilván, amire nem lett volna szükség, ha nem közvetlenül onnan történt volna a kifizetés. További bizonyíték, hogy ezek fizetését jogszabály rögzítette, amire megint csak a közvetlen állami kifizetés esetén van értelme.

Az utóbbi a megoldást támasztja viszont alá a későbbi a provinciai gyakorlat és tudjuk azt, hogy ezeket a megoldásokat általában a Róma városában kialakult megoldásokból mintázták. Egy-egy provincia kialakítása során annak élére egy-egy volt konzul, mint proconsul vagy egy-egy volt praetor, mint propraetor került.
Hivatalához az államkincstárból rendelkezésére bocsátottak egy általány összeget (vasarium), amiből ő oldotta meg hivatali személyzete alkalmazását, feltehetőleg saját kockázatára, vagyis a maradékkal nem kellett elszámolnia, ha viszont az kevésnek bizonyult, akkor saját vagyonából kellett neki azt kiegészítenie. Ez az ellátmány azonban általában olyan bőséges volt, hogy ez utóbbi nem volt reális veszély.

Láthatjuk tehát, hogy az államszervezet fenntartása rendszeres kiadásokat igényelt, ezek azonban egyrészről nem voltak számottevőek a bürokrácia alacsony szintje miatt, másrészről ezek nagyságrendje előre látható és így tervezhető volt. Az ezen felüli állami kiadások nem voltak rendszeresek, azokat főszabály szerint csak akkor terveztek be, ha arra a hivatalba lépéskor elegendő pénz állt a kincstárban rendelkezésre.